Новые поправки, относящиеся к государственным требованиям к электронным цифровым подписям (далее – ЭЦП), начинают действовать с 1 января 2022 г. Они касаются юридических лиц и предпринимателей. Напомним, Федеральный закон об ЭЦП был принят 6 апреля 2011 г.
Новыми нормативами предусматривается, что ЭЦП предоставляется только уполномоченному официальному представителю организации (директору, руководителю). Для физических лиц электронная подпись в цифровом виде формируется на имя индивидуального предпринимателя.
Работники организации или подчиненные предпринимателя, являющиеся их уполномоченными представителями, должны использовать специальную электронную подпись, которая выдается для физических лиц. Помимо этого, при представлении интересов компании или ИП сотрудниками должна использоваться цифровая машиночитаемая доверенность (далее – МЧД). Она также предоставляется в электронном виде вместе с другими представительскими официальными бумагами.
Правительство Российской Федерации готовит проект, в котором будет оговорен формат МЧД, правила набора данных, хранения и использования этих официальных бумаг. Данные о формате предполагается опубликовать на официальных сайтах ГИС, которые будут активно использовать машиночитаемые доверенности.
Правительственная комиссия по развитию и внедрению информационных технологий в работу хозяйствующих субъектов для улучшения условий труда и жизни утвердила специальное решение 25 декабря 2020 г. Оно касается продвижения в жизнь концепции развития электронного документооборота. В частности, предусматривается активное использование МЧД в работе организаций и индивидуальных предпринимателей.
Хозяйственные операции, для которых требуется подписание бумаг усиленной ЭЦП представителя компании, должны сопровождаться соответствующей МЧД. Она подтверждает полномочия физ. лица и прикладывается к остальным документам в электронном формате.
При получении машиночитаемой доверенности вкупе с официальными бумагами, подписанными усиленной ЭЦП, лицо, которому были предоставлены эти сведения, должно проверить следующие данные:
- сопоставить информацию о доверителе и уполномоченном представителе, представленную в МЧД, и данные о номере доверенности в документе, подписанном усиленной ЭЦП;
- проверить право представителя на предоставленные ему компанией или ИП полномочия;
- сопоставить сведения о представителе, упомянутые в МЧД и данные, представленные в квалифицированном сертификате ЭЦП, которой подписана официальная бумага;
- сопоставить срок действия МЧД с датой подписания документа электронной усиленной цифровой подписью;
- произвести проверку ЭЦП, которой подписана МЧД.
Поправки также налагают обязательства на организации и предпринимателей в отношении хранения данных. Следует сохранять конфиденциальность, целостность и доступность для использования МЧД. Для этого предлагается соблюдать такие требования:
- предотвращать возможность утечки информации и несанкционированный доступ к МЧД третьих лиц, не имеющих право на подобные действия;
- быстро реагировать на факт несанкционированного доступа к базам данных МЧД;
- обеспечивать постоянный контроль и защиту МЧД от неправомерных действий.
